清代的公、私文书种类之多及文书制度的健全，超过了它以前的历代王朝。其中公务文书也称官文书，是指官府在实施其统治过程中，为发布政令指示、上下沟通、传递信息、交流经验等等而使用和形成的文字记录。由于文书的内容与使用者和文书所及对象身份地位的不同，官文书的种类很多，大致分为上行、平行和下行三类，各有不同的名称、不同的使用范围和起不同的作用，并且反映了严格的官场中上下尊卑的等级关系。清代的多达百十种的官文书中，虽然大多是继承以前各代的，但也有一些是清代所新创的。清代官文书中最重要的有所谓“制、诏、诰、敕；题、奏、表、笺”八种，前四种为下行文，是皇帝所专用的命令文书；后四种为上行文书，是臣下向皇帝的报告文书。这八种在当时是属于内阁处理和保存的文书，另外在当时军机处负责处理和保管的另两种文书——上谕文书和奏摺文书，也是非常重要的官文书。鉴于制、诏、诰、敕及表、笺这六种文书虽然重要，但其功用和处理过程比较简明，故本文不拟详述。而由于题本、奏本、奏摺这三种文书的产生、发展、演变及其有关制度，在清王朝发展史上，曾起过极重要的作用，并且现在存世的数量也很多(1)，其中所蕴藏的信息量很大，向为学界所关心，故拟略作概论。

　　（２）题本与奏本的规制款式：
　　明清两代的题本与奏本，规格大小不一。明代的奏本较题本的尺寸为大，奏本纸高一尺三寸，题本则在一尺左右。清初，题、奏本章尺寸长短大小无一定规制，至顺治九年（1652）才严令划一。其题本比奏本略大，长约七寸九分(即约26公分)、宽三寸六分(即将近12公分)；奏本则长约七寸(即约23公分)，宽三寸四分(即约11公分余)。题奏本章的书写款式则与明代大致相同，每幅为六行，每行二十格，平行写十八字，抬头有抬二字或抬三字者。据光绪《大清会典事例》卷一千零四十二载：“顺治八年题准每幅六行，每行二十格。平行写十八字，章内称宫殿者，抬一字；称皇帝、称上谕、称旨、称御者，抬二字；称天地、宗庙、山陵、庙号、列祖谕旨者，均出格一字（即抬三字——笔者）。首行列衙门官衔、具奏人姓名；末幅具年月日。内外一式遵行”。书写字体一律为宋体。清代题、奏本章的字数，起先限定三百字以内，即： “又议定凡内外官员题奏本章不得过三百字，虽刑名钱谷等本难拘字数，亦不许重复冗长。仍将本中大意，撮为贴黄（7），以便阅览。贴黄不许过一百字。如有字数溢额及多开条款，或贴黄与原本参差异同者，该衙门不得封进，仍以违式纠参（8）”。但到雍正三年，对题奏本章的字数已明令不加限制，通政使司不再以字数溢额而驳回和纠参（9）。各省本章则仍须摘写贴黄，粘于本尾，已成制度。清代的本章一般要求满汉合璧，满文自左向右，汉文自右向左，至结尾处合璧。一些满员的本章也有全是满文而无汉文者，而以议政王大臣会议的本章及边疆驻防军政长官的本章等居多。也有少量只有汉文而无满文者。

　　（３）题本与奏本文书的处理和运转过程：
　　清代京内衙门或官员的题奏本章，与地方官员的题奏本章，在处理和运转过程方面，略有不同，遂有部本与通本的不同名称。主要区别在于地方官员的题、奏本章要通过通政使司转送内阁，而京内衙门及京官的题、奏本章毋需通过通政使司。见光绪《大清会典》卷二记载，凡本，有通本、有部本：“各省将军、督抚、提镇、学政、顺天奉天府尹、盛京五部本章，俱赍至通政司，由通政司送阁，为通本；六部本章，及各院府寺监衙门本章附于六部之后，统为部本”。

　　通政使司对通本进行检查处理后，即将该本送内阁，由汉本房接收。汉本房先由中书（从七品）登入档簿，然后由侍读学士（从四品）或侍读（正六品）确定其缓急之限，再分交中书译其贴黄。凡只有汉文的题本，由满中书照汉文贴黄译成满文（清初有全文翻译者），经改本中书校改，侍读覆校，待读学士总核后，送满本房接收。
　　满本房接到通本后，由中书将所译贴黄满文稿，分缮成正文，经侍读、侍读学士校对无误，粘连于通本左面，送汉票签处。
　　部本不必通过通政使司，而直接送内阁汉票签处。部本到了汉票签处后，其处理及运转程序，即与通本相同。

　　汉票签处接到由满本房送来的通本和在京各衙门送到的部本后，即开始票拟，这是题奏本章处理过程中的一个重要环节，也是清代顺康年间内阁权力高于部院、参与中枢决策的体现。“票”与“标”同义，票拟是明清两代内阁草拟题、奏本章的专用名词，也就是标拟处理意见的意思。但这种票拟并不是直接拟写在本章之上，而是写在一种长约七寸多、宽约四寸多的纸片上，称为票签。票签上左写满文，右写汉文，满汉合璧。具体的票拟过程是，先由汉票签处侍读阅览汉文，交由汉中书拟写汉文草签，经侍读核阅后，移送满票签处。由满票签处根据汉文草签，票拟满文草签。再由满票签处将满、汉草签连同该本章，送内阁大学士（正一品）阅本核签，见清《宣宗实录》：“内阁为丝纶重地。大学士轮日到阁阅看本章，兼核清汉本签”。然后发交满、汉票签处。由中书将汉、满草签分别誊清，满汉合璧，并各于背尾书誊缮者姓名，是为正签。夹入本内，再分别本章内容的轻重缓急，贮于黄绫匣内，由满票签处中书，于次日黎明送批本处接收。批本处同时将业经皇帝核定之上次送呈的本章，交该中书带回。

　　批本处收到已票拟的本章，进行登记，然后送内奏事处，经记档太监登记，由奏事太监进呈皇帝阅览。见《国朝宫史续编》载：“月华门之南为内奏事处每自内外臣工所进奏章及呈递膳牌由外奏事官接入于此处交内奏事太监进呈得旨后仍由此交出（11）”
　　皇帝阅本并核定票签，或准照原签所拟，或于原签内用朱笔改定，或饬令改签，或于双签、三签、四签内，核定该用何签，得旨后，经内奏事处发下批本处（乾隆五十九年以后，还规定要皇帝阅览的本内重点之处，要贴以黄签。在这以前则是夹条）。凡皇帝饬令改签之本，即折一角发下，称为“折本”。内阁接到折本后，于皇帝御门听政之曰，由内阁大学士、学士捧至御前，当面请旨。然后再回内阁遵旨票拟，再送皇帝阅定后发下批本处。也有谓折本下内阁后，积若干件，奏请御门日期（12）。从《康熙起居注》内可知，康熙帝几乎每日御门听政，而每次御门，内阁几乎都有折本当面请旨。

　　批本处在接到皇帝发下的巳核阅的本和签后，于次日由派到该处工作的翰林、中书，照核定的满文签，在本章的满文部分首面上，用红笔批写满字。又次曰，再下内阁（即由满票签处送本中书从批本处带回者），交由典籍厅汉学士（从二品），照核定的汉文签，在本章的汉文部分面页上，用红笔批写汉字。这批写的满汉文红字，称为“旨”，亦称“批红”。至此，通本或部本又称红本。遇有国丧则用蓝笔。清代还规定送内阁的本章，都应于正本之外另备副本一份，以备查对。正本用红笔批写旨意，副本则用墨笔批写。副本初由通政使司保存，雍正七年（1729）下令建立副本制度后，统由内阁送皇史城收贮。
　　本章批红后，即送收发红本处（或简称红本处，或称收本房）接收，转发六科。

　　六科每日派值日给事中一人，赴内阁收发红本处领出红本，叫做“接本”。每日数件或十数件不等，依本章内容归口，分给各科，分别“正抄”、和“外抄”，抄发各衙门办理。也有记载说：“凡本批毕，发兵科，每日给事中一员在科接本。六部皆至科抄录旨意，谓之科抄” （13）。这一记载内容不够确切，据光绪《大清会典》卷二记载：只有军机处需要发抄的谕旨和奏摺，才是由内阁传知各部院等衙门，到内阁抄录遵行，称为“阁抄”而不是科抄。题奏本章，则是由内阁红本处发六科抄发。又据该书卷六十九载：“凡科钞，给事中亲接本于内阁，各分其正钞、外钞而下于部”又有注曰：“以给事中一人直日，赴内阁接本。本章命下，事属某部者，即由某科钞清汉文交出某部，为正钞；如关涉数处者，即以本送于别科转发，为外钞”。但科抄一般只抄贴黄，不抄本章之全文（因为有关部院衙门已有该本章之揭帖），批红旨意则系全抄。另外六科除将每件抄发正抄或外抄外，还要将每件另抄录两份副本：一份称为“史书”，送内阁收贮，供史官记注；一份称为“录书”（也称录疏），存科以备编纂。史书和录书皆须经过校对并钤印（14）。清代各衙门只有接到科抄，才予以办理和执行。但凡属密本则不发抄，而由科登记编号，以原封送各有关部院，该部办毕，仍密封送科。各科所领本章发抄后，各存于本科，年终时仍由六科汇集全年所领红本，缴还内阁，由红本处知会典籍厅，贮入红本库。科存揭帖也随本一同缴还，由红本处转知满本房收贮。至此，题奏本章的处理和运转过程，全部结束。

　　各部院接到科抄本章，需要将办理情形行知各省时，即将议覆原本和所奉谕旨，抄录咨行督抚等衙门查照遵行，交由有关提塘官递送各省，各省亦即据以办理。

　　二、奏摺文书的使用及其处理和运转制度
　　（１）奏摺的起源：奏摺也称摺子、奏帖、或摺奏，是清代高级官员向皇帝奏事进言的一种重要的上行官文书，而且是由清代所独创始行。由于它具有很高的史料价值，是当前研究清史的最重要的原始史料之一，所以引起人们想了解它的广泛兴趣。

　　奏摺究竟起源于清代何时，人们至今议论不一。有的认为奏摺文书发端于顺治朝，推行于康熙朝，至雍正而大盛（15）。因为据世祖实录卷一百零二内载有：“十三年谕，向来科、道及在京满汉各官奏摺，先送内院。今后悉照部例，径诣宫门陈奏”之言。有的认为奏摺始用于雍正年间，因为《啸亭杂录》内，有“自明太祖立通政使，凡内外奏章皆须于其司挂号后始能达入九重，故权相多以其私人专主其任。宪皇帝夙知其弊，乃命内外诸臣凡有紧密事务，改用摺奏。专命奏事人员若干，以通喉舌，无不立达御前”的记载。（16）又，清末地方大员刘坤一、张之洞也说：“我朝雍正年间，谕令臣工将要事改为奏摺，简易速览，远胜题本。（17）”。但是多数史学家及档案学家则认为，奏摺是始用于康熙年间。这是因为，到目前为止，尚未能发现任何一件顺治朝的奏摺实物；在文献记载方面，除上引世祖实录的那一条记载外，也别无其他记载可以佐证。而且多数学者都认为，那条记载中所说的“奏摺”，实际上是指奏本。因为既然说向来百官奏摺是先送内院的，那就不可能是奏摺，应该是奏本（18）。至于《世祖实录》内怎会将奏本记作奏摺的原因，则既可能是“误于史馆儒臣之手”，更可能是原文为满文，而在康熙朝修世祖实录由满译汉时，将奏本译成奏摺。因为在满文中，奏本、奏摺及题本等，均为同一个词，在译成汉文时有可能混淆。如七十年代故宫明清档案部编辑出版的《关于江宁织造曹家档案史料》一书中，其第一件“内务府总管嘎噜等奏复校尉服色请照曹玺呈进缎样织造摺”，其实该件并非奏摺，而是题本，是满文译汉时所误译。奏摺始于顺治说既可否定，则起始于雍正年间之说更不能成立，因为康熙年间的奏摺实物现尚大量存世。因此，奏摺始用于康熙朝之说，应可确立。

　　雍正即位之初，进一步扩大奏摺的使用范围，准许地方布按两司及道府官员，甚至有些州县微员和个别的寺庙主持和尚，也特准具摺奏事。而且由于奏摺没有题奏本章那样的程式化，叙事比较随便，许多在题奏本章中不便细谈之事，在奏摺中却可详细奏陈，所以臣工们大都喜欢用摺奏事（20）。奏折的数量因而大增，内容也从密报消息而扩大到日常军政事务的汇报和请示。所以在雍正年间已开始将一些需要有关衙门知道和办理的奏摺，交六科发抄。雍正七年，清廷谕令建立副本制度，所有臣工奏折，除留中不发者外，都由军机处抄录副本，。这样奏摺也就由密摺逐步向国家正式官文书转化，逐步取代了一部份题奏本章的职能。到乾隆十三年，终于取消了奏本的使用，使奏摺与题本并存，成为国家正式的官文书，建立了正式的处理制度，由军机处负责办理，即所谓“应题应奏，事有定章，厘然不紊”（见《养吉斋丛录》卷之二十三）。到光绪二十七年，清廷改题为奏，奏摺也就成为清王朝主要的奏报文书，一直伴随到清王朝灭亡而被废止。

　　（３）奏摺的形制与格式
　　奏摺在康熙创行之初，在形制方面并无一定之制，大者与题奏本章相同，小者仅有数寸长短。如王鸿绪密奏小摺那般。在字体、字数方面亦无定制，只要能密报信息即可。但规定密摺必须由具奏人亲笔书写，不可借手他人。所奏内容也不得与第三者商量，更不准将摺子出示于他人。有的官员年老眼花，两手颤抖而不能提笔者，也可由子侄代书，但必须在摺内声明。具奏者的资格也无一定之规，品阶不高的官员只要得到皇帝的授权，即可具密摺奏事，而高级官员无皇帝特许，仍不得擅自递摺。如江苏巡抚宋荦，当时与李煦同城办事，宋为二品大员，而李仅为五品织造，但宋若有事奏报，他只好请李煦代奏。巳取得递摺资格的官员若犯有过错，皇帝还随时有取消其递摺资格的可能，故当时已有资格递摺者，莫不小心谨慎，惟恐失去递摺资格而失宠于皇帝。

　　随着有资格具摺奏事官员人数的增加，奏摺数量的增多，从雍正以后，尤其是在乾隆十三年以后，在奏摺的形制与格式方面，逐步有了一些定制和成规。如奏摺有奏事摺、贺摺、请安摺、谢恩摺、遗摺等的区别，其中以奏事摺为最多。奏事摺用纸，一般用细洁坚光的白摺纸，长约六寸一分（即约20公分多），宽为二寸八分（即约9公分多）。每摺共有十三幅，每两幅（即左右幅相合）称为“一扣”。字少者可减幅，字多者可用“接扣”的办法增幅。每幅六行，每行计二十字，实写为十八字，称为平格。空两字留作抬头，抬三字则出一格。有关抬格的规定，与题奏本章相同。其书写格式为：第一幅是页面，于中央书一“奏”字；第二幅（右幅）开始写正文，首行写具奏人官衔姓名。正文末尾以“谨奏”二字作结束，末幅写具奏年月日。字体一律用楷书，一般为馆阁体，字迹匀正方光，不准用宋体。奏摺也无字数限制，少者数百字，多者数千字，也有上万字者。惟内容不得象题本那样重复转引，以简洁顺畅、叙事明析为要。并规定每摺只能奏闻一件主要事项及与此事有关之情由，若有其他次要之事须同时入奏者，可另写“片”奏明。前者称“正摺”，后者称“夹片”（亦称附片），附于正摺之后，一并递奏。夹片一般不能超过五百字，每件正摺究竟可附几件夹片，并无定制，最多有附八、九件者，一般则为一至四、五件不等。夹片无页面，从左幅开始，起首即叙事，不写具片人官衔姓名，末幅也无具片年月日期，故夹片一旦与正摺脱离，则最易混淆难辨其来源线索。另外如有摺件文字不便说明或说不详细之事者，可另附图说、清单之类附件。